Si necesitas empezar a organizar los datos de los clientes de tu negocio con un CRM, porque la cantidad de clientes y contactos que estás logrando aumenta y sientes que anotar en papeles o en tu celular no es suficiente para recordar lo que debes hacer, en este artículo aprenderás a hacer tu CRM para tu negocio que te permitirá capturar datos de tu base de clientes, luego podrás analizar los datos y su comportamiento.

¿Por qué hacer tu CRM?

Las herramientas de software son creadas para soportar el enfoque de los negocios hacia el cliente y en la gestión de la relación de ambos, sin embargo la tecnología para lograrlo muestra tantos cachivaches que piensas que no hay forma que tu negocio pueda tener un software de gestión de clientes.

Lo que te voy a mostrar seguro se ajustará muy bien para el negocio que tienes, sin embargo mientras pasa el tiempo, tu negocio crece y tengas más productos seguro podrás pensar en otra solución más robusta y que merezca la pena invertir el tiempo y dinero.

Construye el CRM para tu negocio

Hacer tu CRM para que uses en tu negocio no es tan difícil como suena. Tan sólo vas a necesitar un software de hojas de cálculo: vamos a utilizar para nuestro sistema CRM una hoja de cálculo de Google Drive:

  1. Crea la Hoja de cálculo

    Primero crea la hoja de cálculo en Google Drive dando clic en el botón de Nuevo y luego en Hojas de cálculo de Google.
    crea tu crm - abrir nueva hoja
    Una vez cargue la hoja ya puedes empezar a configurar los campos para guardar datos de tus clientes.

  2. ¿Qué datos vas a guardar?

    Debes determinar qué datos necesitas de tus clientes o contactos debes guardar, te doy algunas pistas:
    Datos básicos demográficos: Nombre, dirección, ciudad, teléfono y correo
    Otros datos importantes: ¿Donde conociste a la persona?, ¿quien te lo dio el contacto?
    hacer tu crm - datos básicos

  3. Estado

    Si es cliente indicas qué producto adquirió y la fecha de contratación y renovación (si es tu caso).
    Si apenas inicias el contacto, recuerda el embudo de la conversión para este caso.

  4. Observaciones

    Las observaciones no son un campo inútil; con la atención empieza a tener un sentido más allá de una base de datos, simplemente con las observaciones.
    Déjame darte un ejemplo real:
    Un cliente hace una revisión trimestral de sus clientes, simplemente para preguntarles puedes obtener algo así: “La aplicación funciona bien y lo usan en la empresa. Pepita Sánchez pide que se le envíe información sobre los precios de actualizaciones está muy interesada”.

Con un poco de imaginación para usar las herramientas que tienes a la mano puedes hacer tu CRM, te mostraré como lo hice en un negocio real y que está funcionando sin gastar un sólo centavo.

Ejemplo de aplicación de un CRM con hoja de cálculo

Hace pocos meses un amigo empezó con el negocio de ventas de repuestos de vehículos. Él ha desarrollado el negocio 100% en internet, usando dos plataformas de e-commerce empezó a vender un repuesto, y por la demanda ahora tiene 4 repuestos distintos y para distinta marca de auto.

Me llamó y me contó que estaba empezando a aprovechar Facebook para aumentar el alcance y vender más; eso lo tenía contento pero también le traía algunas penas que esperaba yo le diera solución.

Las penas de él eran que por Facebook le hacían preguntas y le encargaban piezas que estaban agotadas pero luego perdía de vista a las personas interesadas por la cantidad de publicaciones en Facebook.

Para tener más orden con comentarios y preguntas de posibles clientes, él me pedía un sistema que le permitiera guardar los datos de las personas que le han comprado, además que pudiera conectarse a la cuenta de Facebook para enviar y recibir mensajes y poder registrar de alguna manera que una persona está interesada en un repuesto que no tenía para poder contactarla luego.

Imaginarás mi cara con esa solución para él, claro, él imaginaba una solución así, pero yo no voy a dedicar el tiempo y el esfuerzo requerido para hacer una solución a su medida desde cero y él tampoco iba a asumir el pago para tenerla.

De entrada le dí una solución que resultó ser mucho más fácil para los dos: creé un documento para que lo pueda abrir en Excel con los campos que necesita:

Hoja 1 – Ventas

Esta hoja es la que tiene las ventas y envíos de clientes que compran, tiene los campos:

  • Fecha
  • Nombre
  • teléfono
  • Ciudad
  • Departamento
  • Dirección
  • Barrio
  • Pedido: La pieza solicitada
  • Código Seguimiento: Código que entrega la empresa por la que se envía el pedido del cliente para hacer el seguimiento por internet
  • Observaciones

 Hoja 2 – Personas interesadas

Esta hoja tiene los datos de las personas que están interesadas en piezas que no tiene en inventario, porque se agotaron o todavía no se venden:

  • Fecha:
  • Nombre:
  • Perfil de Facebook: Es la dirección del perfil
  • Pieza solicitada

Nota que los datos de esta última hoja le puede decir que piezas son más solicitadas; esto le permite a mi amigo expandir el negocio sabiendo que es lo que más piden, además con un poco de más análisis es posible relacionar las piezas más pedidas con la región del país que más la piden, hasta más datos relevantes como el género, la edad y más cosas.

Como ves, hacer tu CRM no debe ser complejo ni para ti ni para los que trabajan contigo.

Conclusión

Si bien el CRM es un modelo que de la mano con la tecnología, no es la tecnología la que determina el éxito de la relación con tus clientes. Un sistema CRM no va a hacer las llamadas a tus clientes, menos le va a hacer visita.

Recuerda que tenemos un nuevo curso pronto a ser lanzado para fidelizar clientes, aprovecha para apuntarte y aprovecha la estrategia para incrementar ventas en tu negocio.